Nociones de Contabilidad.- Asientos y cuentas
La contabilidad es el registro de los hechos económicos que suceden en una empresa.
¿Qué se entiende por “hecho económico”?
Podemos decir que un hecho económico es cualquier suceso que puede valorarse en dinero.
¿Cómo funciona?
La contabilidad se rige por el principio de la “Partida doble”, que fue inventado por Fray Luca Pacioli, en 1494.
Este principio se basa en que, en todo hecho económico, hay dos partes: Una que entrega y otra que recibe (En algunos casos puede haber varias que entregan o varias que reciben).
La parte que recibe se convierte en deudora por el valor de lo que ha recibido y la parte que entrega, pasa a ser acreedora del mismo valor, es decir, espera que le sea devuelto dicho valor.
Lo cierto es que, salvo normas para que todas las cuentas tengan el mismo nombre y la unificación de los criterios a seguir para realizar las anotaciones, (En España recogidos en el Plan General de Contabilidad ) la contabilidad ha variado muy poco desde el siglo XV.
Otro cambio importante ha sido el soporte. Originalmente la contabilidad se registraba a mano en libros y, actualmente se hace mediante programas informáticos. Vamos a seguir el sistema tradicional, que es más fácil de entender.
Veamos ahora como se llevan a cabo estos “asientos” o registros contables.
Los asientos se anotaban en un libro por orden cronológico, por lo que se llamaba Diario.
Cada hoja del libro estaba dividida en 3 columnas como el que aparece en pantalla.
En la columna de la izquierda, que se llama Debe, se anotan los importes de los valores que se reciben y por lo tanto se deben y en la de la derecha, que se llama Haber, los que se entregan.
En el centro se coloca el concepto o explicación del hecho económico.
Para que sea más fácil saber lo que cada elemento de la empresa, debe o le deben (no olvidemos que están personalizados se les abre una cuenta a cada uno, en un libro aparte. En origen, a cada cuenta se le asignaban dos hojas del libro, en la de la izquierda se anotaban las entradas y en la de la derecha las salidas
Como eran necesarias muchas hojas, el libro era bastante voluminoso y se llamó Libro Mayor. El aspecto de las cuentas con las dos hojas ha devenido en esquematizar las cuentas en forma de T.
Veamos unos ejemplos:
El primer hecho económico que se produce en una empresa es que el empresario aporta “Entrega” una cantidad de dinero para poder iniciar la actividad. Supongamos 5.000 euros.
El dinero se guarda en caja, o sea que la Caja, que según el PGC, está representada por la cuenta de “Efectivo”, recibe, y, por tanto debe, 5.000 euros
El empresario, que en contabilidad está representado por la cuenta de “Capital” entrega los 5.000 euros, por lo que es acreedor de esta cantidad.
Abrimos a continuación una cuenta para cada uno de los dos primeros elementos y anotamos la entrada en la de Efectivo y la salida en la de Capital.
Ya tenemos el primer asiento contable.
Imaginemos ahora que compramos 100 unidades del producto X a 10 €, cada una, que más adelante intentaremos vender
Anotaciones que haremos en el Diario:
Las mercancías que hemos adquirido entran en el almacén. La cuenta se llama Existencias, y el dinero para pagarlo sale de nuestra caja o Efectivo.
A continuación, anotamos en el libro Mayor, donde abrimos una nueva cuenta para las Existencias.
Vayamos con otro ejemplo: Supongamos que vendemos 50 unidades del producto “X” a 12 euros cada una.
Por un lado, en caja, cuenta de Efectivo, nos entrarán 600 euros. Por otro, del almacén, cuenta de Existencias salen 50 unidades que entraron por valor de 500 euros. Nos queda una diferencia de 100 euros, que es nuestro beneficio por haber vendido más caro que lo que compramos.
Esto se anota en la cuenta de Resultados, al Haber cuando es ganancia y al Debe cuando se trata de una pérdida.
Observa que podemos anotar varias cuentas al debe y varias al haber en un mismo asiento, siempre que los totales sumen igual.
Bueno, podríamos seguir poniendo ejemplos, pero creemos que con estos es suficiente para tener una idea de cómo funciona el sistema de la partida doble en la contabilidad.
“Cuadre” de la contabilidad
La diferencia entre la suma de los importes del Debe y el Haber de cada cuenta es lo que se conoce como Saldo
Vemos que, el saldo de la cuenta de Efectivo, es de 4.600 y que el saldo de la cuenta de Existencias es de 500
Una de las características importantes de la partida doble es que, en todo momento, se ha de mantener la igualdad de sumas y saldos
Podemos comprobar que la suma de todos los saldos del Debe de las cuentas del Mayor es igual a todos los saldos de las cuentas del Haber.
También vemos que las columnas Debe y Haber del Diario suman igual
¿Qué es el Balance?
La relación de todas las cuentas con sus saldos, agrupadas y sumadas, por un lado las que tienen saldo deudor y, por otro, las que tienen saldo acreedor, es lo que se conoce como Balance
